Metadatos PDF: cómo consultarlos, modificarlos y eliminarlos
Cada archivo PDF contiene metadatos: información invisible como el nombre del autor, la fecha de creación, el software utilizado y a veces datos sensibles que usted no desea compartir. Esta guía le explica qué son los metadatos PDF, cómo consultarlos y cómo gestionarlos antes de distribuir sus documentos.
¿Qué contienen los metadatos de un PDF?
Los metadatos estándar de un PDF incluyen el título del documento, el autor, el tema, las palabras clave, la fecha de creación, la fecha de última modificación y el software de creación (productor). El formato XMP (Extensible Metadata Platform) permite añadir metadatos personalizados como los derechos de autor, la licencia, la descripción y las categorías. Algunos programas añaden automáticamente información adicional: el nombre del ordenador, la ruta del archivo fuente o el historial de modificaciones. Estos datos pueden revelar información confidencial si no los verifica antes de compartir el documento.
Cómo gestionar los metadatos
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Consultar los metadatos
En Adobe Acrobat, vaya a Archivo > Propiedades. En la mayoría de los lectores PDF, un clic derecho sobre el archivo y luego Propiedades muestra la información básica.
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Modificar los metadatos
Utilice la herramienta de edición PDF de UnblockPDF para modificar el título, el autor, el tema y las palabras clave de su documento.
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Eliminar los metadatos sensibles
Antes de compartir un documento, elimine los metadatos que no desea divulgar: nombre del autor, historial de modificaciones, comentarios ocultos.
Buenas prácticas
- Verifique sistemáticamente los metadatos antes de publicar o enviar un documento al exterior.
- Utilice metadatos coherentes (título, autor, palabras clave) para facilitar la clasificación y búsqueda de sus documentos.
- Elimine el nombre de usuario y la ruta del archivo fuente si su documento está destinado a uso externo.
- Para documentos de archivo, rellene cuidadosamente los metadatos XMP: facilitan la indexación a largo plazo.
XMP: el estandar moderno para metadatos en PDF
XMP (Extensible Metadata Platform) es el formato de metadatos basado en XML que Adobe desarrollo como sucesor de los campos de informacion del documento tradicionales. A diferencia de los metadatos clasicos que se limitan a campos predefinidos como titulo, autor y palabras clave, XMP permite esquemas extensibles que pueden almacenar informacion arbitrariamente compleja. Los esquemas Dublin Core proporcionan campos estandarizados para informacion bibliografica. Los esquemas XMP de Adobe registran el historial de edicion del documento, incluyendo que software se utilizo y cuando se realizaron cambios. Los esquemas personalizados pueden almacenar informacion especifica de la organizacion, como numeros de referencia interna, clasificaciones de seguridad o codigos de proyecto. En PDF/A, los metadatos XMP son obligatorios y deben ser coherentes con los metadatos del diccionario de informacion del documento.
Aprovechar los metadatos para la gestion documental
Los metadatos bien estructurados transforman un PDF de un archivo aislado en un recurso gestionable dentro de un sistema de informacion. Los sistemas de gestion documental indexan los metadatos para permitir busquedas rapidas por autor, fecha, departamento o cualquier otro campo definido. Las politicas de retencion pueden automatizarse basandose en la fecha de creacion o clasificacion del documento. Los flujos de trabajo de aprobacion pueden encaminarse segun los metadatos de estado y propietario. Para organizaciones con grandes volumenes de documentos, una estrategia de metadatos coherente reduce dramaticamente el tiempo dedicado a buscar y clasificar archivos. Es recomendable definir un esquema de metadatos estandar para toda la organizacion y asegurar que todos los documentos se etiqueten de forma consistente.
Riesgos de privacidad asociados a los metadatos de un PDF
Los metadatos de un PDF pueden revelar informacion que el autor no pretendio compartir. El nombre del autor puede identificar al creador del documento cuando se deseaba el anonimato. Las fechas de creacion y modificacion pueden contradecir afirmaciones sobre cuando se elaboro un documento. El software utilizado puede revelar la version del sistema operativo y las herramientas empleadas. Los metadatos XMP pueden contener un historial completo de ediciones con marcas de tiempo. En documentos legales o periodisticos, esta informacion puede tener consecuencias significativas. Antes de distribuir un PDF sensible, es fundamental revisar y limpiar los metadatos. UnblockPDF incluye una funcion de limpieza de metadatos que elimina toda la informacion no esencial del documento preservando unicamente los campos requeridos para su correcto funcionamiento.